Diffuser une lettre d'information (newsletter)

Un module vous permet de diffuser des informations par mail à une liste d'inscrits.
Il s'agit du module newsletter.
Voici les différentes étapes à suivre.


- Créer une liste de diffusion
Une liste de diffusion est un groupe d'email abonné à recevoir des informations.
Vous avez la possibilité de créer plusieurs listes de diffusion. Il est conseillé par exemple de créer une liste de diffusion « test » à laquelle vous vous inscrirez et vers laquelle vous enverrez un premier envoi pour vérifier ce que vous voulez diffuser, et une autre vers laquelle sera envoyée la lettre validée.
Le nom de cette liste apparaitra dans le formulaire, il est donc important de bien le choisir.

Pour créer une nouvelle liste de diffusion, cliquez sur "Newsletter" dans le menu à gauche, puis sur "Listes de diifusion". Donnez un nom à votre liste puis cliquez sur "Ajouter".


Vous pouvez voir le nombre d'abonnés, importer ou exporter les listes.


- Permettre aux internautes de s'inscrire à la liste de diffusion
Ce module de newsletter a été développé pour que ce soit les internautes qui s'inscrivent eux-mêmes aux newsletters et non vous qui les inscriviez d'office. En effet, par soucis de légalité, vous devez au préalable vous assurer que les internautes qui vont recevoir votre newsletter ont donné leur accord.

Il s'agit donc de rendre accessible sur le site un formulaire d'inscription où l'internaute saisira son email, son nom et son prénom. Quand il s'enregistre, un mail lui est automatiquement envoyé afin de confirmer son inscription et vérifier la validité de son email.

La meilleure façon pour publier votre formulaire d'inscription à la newsletter est de créer une entrée "Inscription à la newsletter" (ou similaire) dans le menu gauche. Puis créez un lien vers le formulaire d'inscription (Lien vers ... autre type ==> Formulaire d'inscription à la newsletter).

Adresse du formulaire d'inscription : /newsletter/formulaire.php

Important : Vous devez choisir votre liste de diffusion principale dans la partie Options pour définir la liste à laquelle les internautes vont s'inscrire via le formulaire.


- Importer une liste d'adresses email
Il est possible d'importer une liste d'email mais assurez-vous avant que les personnes veulent bien recevoir vos lettres d'information et que l'adresse email est bien valide. Aucune confirmation ne sera demandée en cas d'inscription automatique de votre part. Cliquez sur "Importer" pour importer une liste d'emails.

L'import se fait avec un fichier CSV avec les 3 colonnes Email, Nom, Prénom. La première ligne (entête) ne sera pas importée.
Pour vous aider à vous repérer, vous pouvez spécifier un identifiant à chaque liste importée. Il est en effet possible d'importer plusieurs listes d'email dans une même liste de diffusion.

Il est enfin possible d'exporter les listes d'adresse email, toujours au format CSV. Pour celà, cliquez sur "Export csv" en face de la liste à exporter.

Remarque : pour effacer une liste de diffusion, vous pouvez la vider. Cette action supprimera tous les abonemments à cette liste de diffusion, il ne sera pas possible de revenir en arrière. Nous vous recommandons de sauvegarder certaines listes en csv (en exportant et enregistrant) si vous souhaitez manipuler les listes de diffusion.

- Créer le contenu de la lettre à envoyer
Le contenu envoyé doit être au format html.
Un outil permet de créer la lettre d'information au format html avec certains contenus du site. Pour y accéder, cliquez sur Création en html => Création d'une nouvelle lettre d'information en html.

Le lettre d'information est constituée dans un premier temps d'un titre, d'un sous-titre, d'une date. Enregistrez.

Vous pouvez alors ajouter un à un les articles que vous souhaitez voir figurer dans la newsletter. Seuls les chapeaux apparaitront.
Il est aussi possible de mettre du texte libre et des liens dans la colonne "Brèves". Cette colonne apparaitra à droite.

Quand vous avez terminé et relu le contenu de votre newsletter, vous pensez à bien enregistrer afin de ne pas perdre votre travail. Il est possible d'envoyer cette lettre d'information en cliquant directement sur le lien "Envoyer la newsletter".


Exemple de lettre d'information pour les CROS et CDOS.

Avec cette méthode, il est très facile d'envoyer le contenu à une liste de diffusion.

- Envoyer le contenu à la liste de diffusion
Si vous décidez d'envoyer le contenu que vous venez de créer, il vous suffit de cliquer sur "Envoyer la newsletter".


Vous pouvez modifier les données :
L'objet est le texte qui apparaîtra dans le sujet de l'email envoyé. Il faut éviter de mettre des caractères spéciaux tels que ° qui ne passent pas bien sous certains logiciels de messagerie. Choisissez un objet court et pertinent, en rapport avec le contenu de la lettre. Par exemple, "Newsletter CROS Auvergne (Juin 2006) : du nouveau chez les triathlètes !".

Vous devez ensuite selectionner la liste vers laquelle vous souhaitez envoyer le contenu. Il est possible d'en choisir plusieurs en maintenant la touche shift enfoncée.

Cette méthode envoie la newsletter bien présentée en html pour les personnes qui peuvent voir les mails de cette manière. Pour les autres, ils verront le contenu présenté en texte.
Exemple :
Lettre en html

La mise en page est automatique et permet une bonne lisibilité.
Suivez ensuite les instructions.
Vous devez être vigilent avant d'envoyer une lettre d'information. Une fois le mail envoyé, vous n'avez pas moyen de faire des corrections dans le contenu.


- Voir les statistiques sur l'envoi
Une fois la lettre envoyée, vous pouvez vous rendre compte si le contenu a été lu ou non.
Pour cela allez dans "Envoi Newsletter" => View et vous avez le nombre d'ouverture des mails et le pourcentage. Ce chiffre donne simplement une tendance car il ne peut être fiable. Les contenu visualisés en texte ne sont pas pris en compte et certaines personnes consultent ces mails plusieurs fois.

- Envoyer votre propre fichier html à une liste de diffusion (déconseillé)
Vous avez aussi la possibilité d'envoyer votre propre fichier html si vous avez les moyens de le créer.
Cette méthode est plus compliquée et nous ne vous la conseillons pas.
Pour cela vous devez d'abord créer votre fichier html vous même et mettre toutes les images appellées sur le serveur internet (par le gestionnaire de fichier).
Les appels aux images doivent se faire en absolu avec l'adresse complète : http://votresite.franceolympique.com/votresite/monimage.jpg
"Envoi newsletter" => "Nouvelle newsletter"
Vous devez recherchez votre fichier html sur votre ordinateur en cliquant sur parcourir...